Valoración de las series documentales

En el Estado Español existen numerosos archivos de titularidad estatal y autonómica, cuyas Políticas de Gestión vienen definidas por las legislaciones vigentes para cada jurisprudencia y que definen el funcionamiento y tratamiento del archivo y sus fondos. Con esta proyecto se pretende poner especial atención a la localización de esta información (oficial), primordialmente autonómica, en el medio Web y a su tratamiento, así como realizar un breve análisis, sobre la organización y la responsabilidad final, en parte del tratamiento de las series documentales, especialmente, en la valoración, selección y eliminación (o expurgo) de los documentos.

Los métodos y reglas para la valoración de las diferentes series documentales que conforman los archivos y su transparencia en las diferentes instituciones bajo el desarrollo de las Políticas de Gestión de Archivos, es de vital importancia en un estado democrático y moderno, por ello en este proyecto se ha intentado referenciar las disposiciones legales de cada autonomía y presentarlas desde su fuente principal, para que el interesado pueda tomar de primera mano las especificaciones que desde éstas se marcan.

Es así que esta web, se convierte en una herremienta on line, donde se aglutina toda la información relevante, páginas directas con portales oficiales de gobiernos autonómicos y conexíones con los archivos. También aporta otros elementos como la conexión directa con los diferentes Boletines Oficiales y noticias sobre Archivos Generales e Históricos Provinciales, además del Ministerio de Cultura y sus utilidades sobre fondos de archivo.

Por lo tanto, esta investigación, se transforma en una utilidad puesta al servicio de los interesados, que permite una fácil recuperación de la información y por lo tanto hace más sencillas las posibles indagaciones que puedan derivar de estos datos.

Al plantearse este estudio e investigación, fue necesario tener en cuenta los objetivos primordiales y las funciones específicas que son posibles presentar a través de la Web, para ello hubo que configurar una interfaz útil, fácil e intuitiva que permitiera acceder a la información de manera organizada y fácilmente localizable.

Para ello se ha creado un mapa web que redirecciona hacia las fichas de cada autonomía donde es posible tener acceso a los portales oficiales de los gobiernos, concejalías, portales de archivo (si los hubiese) y legislaciones, referentes a los archivos, núcleo central de nuestra investigación.

En cuanto al objetivo principal, es el de recopilar toda la información necesaria a cerca de los archivos (de titularidad pública) españoles, principalmente autonómicos, que sea posible acceder a través de internet.

Como consecuencia de la anterior, existe el objetivo de convertirse en una herramienta referente para la búsqueda y localización de esta información de manera centralizada y organizada, que sea actualizable, dónde los usuarios interesados puedan interactuar con sus comentarios y peticiones y en conclusíon formalicen una herramienta dinámica y útil que sea capaz de servir de fuente principal para futuras investigaciones

La primera fase consistió en la estructuración de los contenidos de la página web en la que se desarrolla el estudio. Para conseguirlo, y a la vez proporcionar una mejor organización y localización de la información, bajo una interfaz intuitiva y accesible, se crea el mapa web de interconexión con las que serán las fichas, de cada comunidad autónoma y ciudades autonómicas.

La segunda fase consistió en la elaboración de las fichas. Bajo un principio principal, el acceso a la información a través de la web desde fuentes oficiales.

Para ello, en primer lugar se localiza el portal web de la institución tutelar de los archivos. Y se accede, siempre que sea posible, a los directorios dedicados a la temática, especialmente a las Politicas de Gestión de los Archivos, proporcinando una puerta de enlace directa y actualizada con dicho directorio desde la ficha.

Igualmente se localiza y se identifica la legislación vigente de cada jurisprudencia, proporcionando también una conexión directa con éste.

Y por último se identifica, cuando así sea posible, el organismo oficial encargado de la gestión de estas Políticas, especialmente centrándonos en los organismos para la valoración selección y expurgo de los documentos.

Finalmete, se incoporan a la estrutura Web, una serie de hipervínculos que conectan con servicios de las administraciones públicas, así como la conexión directa con todos los Boletines Oficiales europeo, español y autonómico, como herramienta añadida e útil al usuario interesado en esta temática. Además de añadir un sistema autoactualizable de noticias relacionadas y otros enlaces de interés.

Tras el desarrollo de la investigación, pueden vislumbrarse una serie de afirmaciones que quedan al descubierto tras el analisis de las fichas, creadas con el fin de investigar la situación de los archivos y sus políticas de gestión, desde la transparencia arrojada en los medios Web oficiales.

Prácticamente todas las instituciones han cumplido con el cometido de hacer público y accesible en sus Webs los datos pertinentes a cerca de las estructuras, contenidos en definitiva sus Políticas de Gestión de documentos, así como las referencias a su legislació pertinente. Aunque no siempre ha sido fácil encontrar dicha información, en una gran mayoría de ocasiones, esta indagación ha sido más accesible de lo esperado. Luego de ahí se deduce que la transparencia está presente en un primer nivel.

Sin embargo, en cuanto a la función que de los organos competentes se especifica, no se arroja mayor información. A través del desarrollo de las disposiciones legales, se habla de la presencia de comisiones, consejos u otros organos encargados de estas decisiones, sin embargo, el desarrollo de sus actividades y sus consecuencias y resultados, son más difíciles de localizar, cuando no existe mayor presencia de ellos. Por lo que esa transparencia antes mencionada, no alcanza a las verdaderas acciones encaminadas a la gestión de los fondos documentales, salvo en algunos pocos casos.

Por otro lado es destacable que a pesar de existir una legislación "dispar" y una designación diferente para los organos encargados de buena parte de las políticas de gestión de los fondos documentales. En lo esencial, como se puede apreciar en la normativa que los rige, son muy parecidos.